Secondo un sondaggio di BCD Travel su 164 acquirenti di viaggi in tutto il mondo, l’importanza della gestione delle spese e dei viaggi è aumentata di priorità, raggiungendo il livello più alto dal 2020.

Nel 2023, l’88% degli acquirenti considera la gestione dei pagamenti e delle spese “molto importante” o “estremamente importante”, rispetto al 76% nel 2021. Per quanto riguarda le priorità nei pagamenti e nelle spese, la classifica è rimasta invariata rispetto a due anni fa. La semplificazione dei processi rimane in cima alla lista, seguita dalla soddisfazione dei viaggiatori, il contrasto alle frodi e l’esperienza di pagamento e spese senza intoppi, che sono stati valutati allo stesso livello. L’efficienza operativa, che si traduce in risparmi di costi indiretti, ha registrato il più significativo aumento di importanza.
Per quanto riguarda la configurazione e l’amministrazione dei pagamenti, i principali problemi per gli acquirenti di viaggi sono i fornitori che non accettano specifici metodi di pagamento o addebitano tariffe extra (46%) e le esigenze di pagamento dei non dipendenti (43%).
Riguardo ai metodi di pagamento, le carte aziendali (84%) e gli account centralizzati per viaggi di lavoro (71%) sono i due più utilizzati. Solo il 38% di coloro che hanno partecipato al sondaggio offre il pagamento virtuale ai loro viaggiatori. Il pagamento per i viaggi degli ospiti suscita un grande interesse sia dagli utenti di carte virtuali (49%) che da coloro che non le utilizzano (42%).
Per quanto riguarda la gestione delle spese e la riconciliazione delle carte di credito, più della metà degli intervistati segnala che la maggior sfida è rappresentata dalla raccolta di ricevute e fatture mancanti (52%), seguita dalla riconciliazione manuale (45%) e dalla gestione delle spese per categorie complesse (45%).
Per quanto riguarda la visibilità dei costi e la conformità, quasi un quarto degli acquirenti non ha alcuna conoscenza delle spese effettuate durante il viaggio (24%) e delle prenotazioni fuori programma (23%). Riguardo all’importanza dell’approvazione pre-viaggio per il controllo delle spese, le opinioni sono divise. Mentre il 44% considera l’approvazione pre-viaggio “molto importante” o “estremamente importante”, altrettanti la ritengono “leggermente importante” o “per niente importante”.
BCD ha recentemente condotto un sondaggio sui pagamenti e le spese con 1.349 viaggiatori. I sondaggi di acquirenti e viaggiatori rivelano alcune somiglianze e differenze:
• Gli acquirenti considerano il rischio di frode più importante rispetto ai viaggiatori.
• Circa la metà sia degli acquirenti che dei viaggiatori si trovano ad affrontare le stesse sfide riguardo alle categorie di spesa complesse, come ad esempio soggiorni in hotel con pasti e altri servizi pagati separatamente.
• Il 38% degli acquirenti di viaggi offre il pagamento virtuale ai loro viaggiatori, mentre solo l’1% dei viaggiatori afferma di utilizzare questo metodo.
• Gli acquirenti e i viaggiatori attribuiscono lo stesso valore alle funzionalità degli strumenti per la gestione delle spese: la possibilità di allegare automaticamente le ricevute ai rapporti di spesa (rispettivamente il 76% e il 76%), l’abbinamento automatico delle transazioni delle carte di credito alle spese del viaggio (rispettivamente il 73% e il 72%) e la precompilazione automatica dei rapporti di spesa quando i viaggiatori prenotano un viaggio (rispettivamente il 69% e il 67%).
(Per maggiori informazioni: www.bcdtravel.com)